Arquitetura: O Que fazer e Não fazer na primeira reunião com o Cliente

A primeira reunião com um cliente de Arquitetura pode determinar o sucesso do seu negócio. Muitas questões aparecem aqui, como:

Leandro, o que eu devo falar na primeira reunião com o cliente?
Leandro, o que eu não devo falar na primeira reunião com o cliente?
Leandro, como fazer o cliente querer fechar um contrato comigo?

Você tem ou já teve essas dúvidas? Se sim, eu vou te dar algumas dicas para ajudar nessa etapa da reunião para que vire um contrato fechado. Tem muitas dicas do início ao fim desse material.

Eu atuo com projetos desde 2009 e sei como te ajudar. Se você preferir, pode assistir ao vídeo acima ou ler o texto abaixo. Só absorva o que falo aqui e implemente, ok? Eu vou te passar dicas e orientações com base nas centenas de reuniões de clientes que eu já participei.

O tema de hoje é: O Que Fazer ou não Na Primeira Reunião Com O Cliente de Arquitetura

Seja muito bem vindo, seja muito bem vinda ao programa – Viver de Arquiteutra.

Nunca fale o Preço antes da hora

O primeiro ponto que eu julgo interessante é sobre não falar nunca o preço antes de entender o que o cliente realmente precisa, até porque você já precisa ser bom em precificação, e se você ainda não sabe como precificar os seus serviços, pode acessar esse outro artigo:

Enfim, evite dar o preço de início, até porque você precisa mostrar para o seu cliente que você vale o que pede, e para saber quanto pedir você precisa de um excelente Briefing, que também já é tema de outro artigo:

Se o cliente de cara já estiver buscando preço, diga que precisa conversar primeiro, entender as necessidades para então formular um preço. Se ele insistir diga que você realmente não consegue dar preço sem entender a real necessidade.

Isso evita dois grandes problemas, você sabe quais são? Evita o cliente fugir por você dar um preço “alto” e evita você ter prejuízo por dar um preço “baixo”.

Diga para vir conversar, você mostra o seu trabalho, entende ele, as necessidades dele, todos saem ganhando.

O ponto é, não fale do preço até ter certeza do preço a cobrar, muitas vezes você não vai conseguir falar do preço na primeira reunião, nesse caso marque uma segunda reunião para fechamento do contrato com esse cliente de Arquitetura, tem já um material sobre isso onde falo dicas de como fazer o cliente assinar o contrato de Arquitetura com você.

Agora, se você já tem bastante experiencia, você pode perfeitamente dar o preço e tentar fazer o fechamento nessa primeira reunião, mas fale apenas após entender as reais necessidades do cliente e demonstrar todo os benefícios que o cliente tem ao te contratar, por exemplo: Vai levar 2 imagens renderizadas, enfim, tudo aquilo que você entrega, para só então falar o preço, combinado?

Se prepare para a primeira reunião

Antes então de falarmos o preço, seja nessa primeira reunião ou em outra, precisamos focar nos pontos que vão levar o cliente a ter mais segurança em você, um desses pontos é você se preparar para essa reunião.

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Primeira reunião com o Cliente de Arquitetura

Esteja preparado para caso o cliente resolva te testar. Pode acontecer que esse cliente não saiba nada sobre construção mas normalmente a maioria deles já conversaram com parentes sobre construção, reforma, referência de pedreiros, custos, arquitetos, por isso é importante se preparar.

A primeira reunião com o cliente, principalmente para quem está começando no mercado de trabalho, ainda dá um pouco de medo, mas ninguém ensina a resolver esse problema na faculdade. Os clientes não vão lá na faculdade contratar um estudante. É normal ter um pouco de insegurança pois uma nova situação pode surgir, imprevistos, perguntas desconcertantes. Neste momento você estará frente a frente com o cliente, então é necessário estar preparado para que tudo corra bem.

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Outro ponto é tentar imaginar o que pode acontecer na reunião, tanto de bom quanto de mal. Tente imaginar perguntas que o seu possível cliente irá fazer, exemplo: Qual é mais barato, telhado embutido ou aparente? Quantos % mais caro fica para fazer casa com laje?

Mas caso você não consiga imaginar nenhuma pergunta que esse potencial cliente te fará, pode ser sinal que ainda está bem iniciante no mercado então não se preocupe, o que não souber responder, diga que ira pesquisar e vai responder, só sugiro fortemente não gaguejar. Quando a gente não dá segurança na voz, nas experiencias que tive, influencia mais que não saber a resposta.

Atente-se a sua imagem

Existem aquelas pessoas que não tem muito o jeito de falar, de se expressar tanto fisicamente quando ideias. Se você é dessas saiba que Isso é perfeitamente normal e está mais ligado a sua personalidade do que falta de habilidade, claro, devemos aprender essa habilidade se a sua personalidade não é dessas mais comunicativas.

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Eu tinha muita timidez, venci tocando na igreja, todo final de semana eu tinha que estar lá, isso me ajudou muito, hoje estou aqui gravando para você.

Outro ponto, a sua imagem não é o foco da reunião, mas isso não faz com que ela deixe de ser importante, pesquise no Google: Importância da imagem em reuniões. Nós estamos sendo julgados visualmente a todos momento, ou para o bem ou para o mal.

Quantas histórias nós já ouvimos de pessoas que foram em alguma loja comprar algo e foram mal atendidos por estarem “sujos”? As vezes trabalha em uma mecânica, está sujo de graxa mas quer comprar uma geladeira, alguns vendedores não dão moral. Quando vemos um mendigo na rua, o que já imaginamos?

O ponto é, somos julgados, isso é fato, por isso se você é uma arquiteta, arquiteto, deve se vestir pelo menos bem. Não me refiro a terno, se você gosta de shorts igual a mim, pode ser um shorts, mas esteja bem vestido, bem vestida, como dizem por aí, dê aquele tapa no visual, não vá numa reunião com cara de quem acabou de acordar, descabelado.

Lógico, toda regra tem exceção. Está em alta agora o estilo mais descontraído, cabelão, meio largado. Vista-se como quiser, mas saiba que isso influência na percepção de terceiros sobre nossa imagem, principalmente no início da carreira, por isso sugiro, vista-se bem, e esse vestir-se bem é relativo, para um é de um jeito, para outro é de outro, mas creio que você me entendeu.

Vista-se bem principalmente na época da faculdade que é quando a gente vai para estágios, ou até mesmo na aula, isso já ajuda no seu marketing desde cedo.

A sua imagem pessoal tem o poder de transmitir às pessoas que nos rodeiam credibilidade e segurança. Essa imagem não diz respeito apenas à aparência física ou a forma de se vestir, mas também a forma de se comportar, as atitudes, as ações e postura.

A partir do momento que entendemos a imagem que o cliente espera de nós e que estamos sempre sendo observados durante uma reunião, fica mais fácil escolher a forma de vestir e a postura durante uma reunião.
Resumindo, vista-se bem, faça seu nome, depois vista-se como quiser que provavelmente te ajudará com os clientes.

Planeje o tempo da primeira reunião com o Cliente

Outro ponto importante nas reuniões é o tempo da reunião. Primeiramente, honre o horário que você marcou, brasileiro tem a mania de se atrasar para tudo, para mim isso é uma falta de respeito com o tempo da pessoa que está te esperando. Imprevistos acontecem, mas avise, dê satisfação. Quando atrasam com a gente, a gente não gosta muito, certo? Mas e nós, cumprimos nossa palavra?

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O que pode acontecer muito é é o cliente atrasar, principalmente se você for novato, sem muitos contatos, sem muito marketing, sem autoridade no mercado. As vezes pode acontecer do cliente ligar em cima da hora e desmarcar porque houve um imprevisto ou simplesmente não vir, não avisar.

Mas como você está iniciando, como você quer aumentar os clientes, você precisa passar todas as melhores impressões possíveis. Inicie a reunião no horário combinado com o cliente, reserve um tempo para falar, para ouvir o cliente, para fazer e responder perguntas e planejar os próximos encontros. Faz sentido?

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Prepare o Material

Nessa primeira reunião com o cliente eu diria para você investir mais tempo ouvindo ele do que falando. Veja os médicos. Quando a gente vai em uma consulta, quem fala, a gente ou o médico? A gente. O médico só pergunta, o que você tem, o que você sente? E a gente fala, fala, fala e fala.

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Quando for sua vez de falar, mostre seus elementos de autoridade, que será tema de outra gravação. Mostre seu portfólio, mostre fotos de obra, mostre premiações. Tenha sempre uma pauta em mente e materiais a mão para otimizar as soluções e tornar a reunião mais produtiva e eficiente. O cliente tem que sentir segurança em você.

Treine a oratória

Outro ponto que eu sempre indico é a oratória. Se você tem muita dificuldade, é válido procurar por cursos de oratória e praticar as suas falas antes da reunião. Se você não tem experiencia com as reuniões, peça para algum amigo se fingir de cliente e você faz a apresentação dos seus serviços para ele, tipo teatro, eu fiz muito isso na igreja também.

Assim você se familiariza mais com você mesmo em apresentações, vai sentindo mais confiança. Peça para seu amigo fazer perguntas, tipo se entendeu ou algo ficou confuso, pois o seu cliente também pode ter as mesmas dúvidas, assim o seu amigo te pega de surpresa e você vê como reagirá. Faz sentido?

Quando for para uma reunião de verdade, não deixe o nervosismo te atrapalhar para que tudo possa fluir e a conversa não seja robótica.

Durante uma reunião, a sua fala deve ser firme mas cordial, através dela você deve transmitir confiança e domínio de assunto. É muito mais fácil você perder um cliente por não saber se comunicar do que não saber exatamente a resposta de todas as perguntas do seu cliente. O problema está na gagueira na hora de alguma pergunta diferente. E saiba, o oratória com excelência, vem pela prática, mas com um planejamento e método de apresentação definido, fica mais mais fácil organizar sua fala.

Demonstre empatia durante a reunião

Agora entra um ponto que você deve redobrar o cuidado.
A conexão com o cliente é muito importante. Para poder elaborar um projeto para alguém, você precisa conhecer essa pessoa, saber das suas necessidades, suas prioridades e as limitações. Isso pode parecer meio clichê mas cansei de ver colegas não fazendo as perguntas corretas e se prejudicando por não projetarem aquilo que realmente os clientes precisavam.

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Lembre-se dessa frase:

Venda o que os clientes querem, entregue o que os clientes precisam.

Já dei um exemplo aqui onde falo de um casal de 50 anos que quer uma casa para eventos sociais com amigos, família, mas você que é inteligente foi perguntando sobre a rotina, sobre quem mora na casa e descobriu que a mulher tem dores na coluna e que a mãe do homem pode no futuro vir a morar na casa dele, por conta da idade avançada.

A pergunta é, como que você vai fazer uma casa grande se eles não tem empregada e nem querem ter, vai sobrar para quem limpar essa casa? E a mãe do homem, será que vale a pena já pensar em corredores mais largos, banheiros mais largos para no futuro, se necessário fazer uma adaptação para cadeirante?

Como que você descobre tudo isso? Perguntando, tentando saber da rotina da casa, quem mora, gostos, desejos, sonhos, se tem pretensão de morar na casa para a vida toda. A casa é para venda? Tem muitos profissionais que não perguntam a fundo a finalidade da casa, se tem a possibilidade de no futuro alguém vir morar. Isso pode acabar influenciando no seu projeto.

Somente perguntando será possível garantir o alinhamento de ideias e vai te dar a base necessária para superar as expectativas do cliente. Demonstre flexibilidade e dedicação para solucionar os problemas e sanar as dúvidas. Dê a sua orientação e demonstre que você sabe do que está falando.

Isso que falei é muito importante principalmente porque além de você fazer excelentes perguntas, você deve também se atentar a linguagem correta, converse no mesmo nível que ele, linguagem técnica demais pode criar muitas dúvidas na cabeça dele e quando a gente tem dúvidas de algo, enquanto essas dúvidas não são respondidas a gente fica com mais receio de fechar, por isso, para que criar mais barreira entre você e o cliente?

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Para que falar laje nervurada? Para que falar brise? A partir do momento que você entende o nível de conhecimento do seu cliente (através das perguntas) você se comunica com ele no nível dele. Fale proteção na fachada e não brise, fale de laje e não laje nervurada, o seu cliente não precisa saber desses detalhes nessa primeira reunião, o seu papel é tirar todas as dúvidas dele e não criar mais.

O cliente vai entender. Siga a minha sugestão, isso a gente pega depois de muitas reuniões com o cliente. Outro ponto, já aconteceu de clientes fecharem comigo porque o profissional anterior que o cliente foi fazer orçamento não criou aquela conexão com o cliente, gerou dúvidas na cabeça do cliente.

Excelência

Outro ponto, se você está começando, provavelmente não tem um escritório ou uma sala de reuniões. Ainda assim, o local da reunião deve ser planejado e preparado para essa reunião.

O espaço reservado para a reunião deve estar limpo, organizado, silencioso e confortável, isso é o mínimo, a grande maioria dos clientes se importam com isso, como ele vai confiar que você é excelente em interiores se você não tem um local de trabalho decente? Justo você que trabalha com ambientes?

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É positivo ter algo para oferecer ao cliente como água e café mas não será o cafezinho que fará o seu cliente fechar com você. É tudo aquilo que já falei, você passar segurança na fala, na imagem, reunião e todos os pontos já citados aqui.

Se você não possui nenhum espaço, você pode utilizar um coworking para atender seu cliente. Você pode marcar com ele no shopping, na sua casa, na casa dele, no trabalho dele, o único ruim de marcar com cliente na casa dele ou no trabalho dele, basta uma vez e você terá que sempre ir lá.

Ah fulano, você não pode vir aqui em casa mais tarde? Pode vir no meu trabalho?

Esse é o preço que se paga por não ter uma sala, mas recomendo fortemente não entrar em dívidas só para montar um escritório. Comece com um home-office, fique assim até o escritório estar dando lucro e você sentir que não dá mais para continuar em casa, só então pense em alugar um ponto e expandir seu escritório.

Pegou as reais necessidades do cliente, monte a sua proposta, se conseguir fazer isso na primeira reunião, já pode iniciar nesse caso a parte do fechamento de contrato, mostre seus benefícios, seu preço.

Caso não conseguir compor seu preço, peça para o cliente voltar em uma segunda reunião.

Existem tantos outros aspectos que a gente pode falar nesse material, porém vai ficar longo demais, se você quiser, eu posso preparar um segundo material sobre a reunião com o cliente, o que fazer, etc.

Mas o ponto é, ouça o cliente com atenção e anote tudo o que for importante durante a conversa, faça perguntas inteligentes e demonstre segurança.

Conclusão

Bom, é isso.

O que você achou desse material? Eu quero saber sua opinião, é muito importante para mim.

Você já conhecia essas estratégias? Você já utiliza alguma técnica dessas na hora da negociação do seu projeto? Você conhece alguma outra dica que não abordamos aqui? Você tem alguma dúvida?

Espero que tenha você tenha gostado e que essas dicas possam ter te ajudado!

Um abraço, a gente se vê no próximo material. Até mais.