10 Dicas de como fazer a Gestão de Escritório de Arquitetura

A Gestão de escritório de arquitetura ainda é um pouco desconhecida para alguns. Com toda certeza você já teve algum problema no seu trabalho por causa de falta de comunicação, não é mesmo?

Você já ouviu histórias sobre empresas que faliram? Muitas vezes nós vemos um novo empreendimento abrir na nossa cidade e pouco tempo depois, passamos na frente e ele já não existe mais, e nós pensamos “nossa, será que fecharam?”.

Como fazer Gestão de Escritório de Arquitetura

Como fazer Gestão de Escritório de Arquitetura

A má administração dos recursos, dos processos e dos funcionários das empresas, pode fazer com que histórias como essa se repitam. A gestão é a ferramenta que pode nos auxiliar para que nossos escritórios de arquitetura tenham uma história diferente e alcancem o devido sucesso.

Pensando nisso nós preparamos esse conteúdo super legal e completo onde você vai aprender mais sobre gestão de escritório de arquitetura, como transformar e melhorar os relacionamentos do seu negócio.

O que é Gestão de escritório de Arquitetura?

De acordo com o dicionário Michaelis, gestão é o ato e gerir ou administrar. Então fazer a gestão de um escritório nada mais é do que gerenciar setores. A gestão tem o objetivo de gerar crescimento e estabelecer um ambiente de trabalho agradável e organizado.

Qual a diferença entre gestão de projetos e gestão de processos?

Os dois estão diretamente ligados mas diferem, principalmente, no quesito temporalidade. Enquanto os projetos são temporários e exclusivos, os processos são contínuos e repetitivos.

Sobre processos:

  1. Ser um trabalho contínuo e rotineiro;
  2. Gerar resultados constantes e padronizados;
  3. Ser permanente e replicável;
  4. Corresponder à forma pela qual a organização trabalha;
  5. Agregar valor às entregas para clientes.

Sobre Projetos:

  1. Ser temporário e único;
  2. Possuir início, meio e fim;
  3. Romper com o “status quo” dos processos;
  4. Gerar um resultado único, como um produto ou uma melhoria em processos;
  5. Ter sua elaboração progressiva;
  6. Estar conectado a um ou mais processos da organização;
  7. Possuir um escopo e recursos definidos.

A gestão de processos é implementar, monitorar, e melhorar os processos da empresa, já a gestão de projetos já é bem mais focada, mesmo que os profissionais circulam por mais setores da empresa, isso é feito de forma mais pontual.

Por que fazer a gestão de escritório de arquitetura é importante?

A gestão dos escritórios de arquitetura é um recurso que tem se popularizado cada vez mais e que trás diversos benefícios para a empresa.

Gestão de Escritório de Arquitetura

Essa ferramenta tem como resultado o aumento da produtividade e eficiência, o aumento da integração entre os colaboradores e entre setores, a redução e alguns custos e a eliminação de falhas de comunicação.

Para o pleno funcionamento de um escritório de arquitetura, é importante atender os padrões exigidos pela legislação e manter a credibilidade da empresa. Com a gestão conseguimos acompanhar detalhadamente as atividades, monitorando todos os fatores que estão diretamente ligados a essas normas.

10 Dicas de como fazer a gestão de escritório de Arquitetura

Aqui apresentaremos 10 pontos que são extremamente importantes na gestão do seu escritório e arquitetura:

1: Administração financeira e Planejamento de investimento

É de extrema importância saber quanto dinheiro entra e sai da sua empresa. Para manter seu escritório de arquitetura funcionando, um planejamento precisa ser seguido para evitar maiores problemas.

Os custos fixos como funcionários e aluguel, devem estar sempre na ponta da caneta, e todos os outros custos que podem variar, devem ser controlados e planejados.

Como gestor é necessário ter um planejamento estratégico para um investimento inteligente que realmente impulsione o seu negócio. É mais fácil definir metas quando se tem um controle maior do que acontece no seu escritório de arquitetura.

A qualidade do pessoal contratado, picos de produtividade e demandas do mercado são alguns dos fatores que devem ser observados nessa administração.

2: Transparência na gestão de escritório de arquitetura

Sempre que possível, envolva todos na gestão e no andamento dos projetos. Na gestão, é possível ver no que cada um está trabalhando. É importante deixar os dados disponíveis e apresentá-los de forma que as informações possam ser rápida e facilmente visualizadas e interpretadas.

O interessante de disponibilizar essas informações é que elas costumam fomentar uma competição saudável entre os setores da empresa o que acaba estimulando os funcionários.

3: Organização do escritório de arquitetura automatizada

A automatização do escritório de arquitetura deve ser vista com um investimento. Esse recurso proporciona a orientação dos processos que são desenvolvidos dentro da empresa, o que pode melhorar a qualidade do envolvimento os funcionários.

É importante fazer uma análise para investir em tecnologias que se adequem às demandas de projeto e mercado em concordância com o perfil da empresa. Essa automatização quando feita da forma correta proporciona um crescimento a nível organizacional.

4: Seja líder, não chefe

O Chefe
Um chefe tende a comandar pessoas impondo ordens e sendo autoritário. Isso acaba fazendo com que, ao invés de respeitar, os funcionários o temam. Chefes costumam centralizar o poder e pensar apenas no lucro.

gestão de escritório de arquitetura

Os funcionários normalmente não se sentem a vontade na presença de um chefe e não têm abertura para relatar problemas, pedir conselhos e fazer parte dos processos. Mesmo com um trabalho sendo feito com excelência, o chefe nunca reconhece ou elogia, para ele o funcionário não está fazendo mais do que a obrigação dele.

O Líder

Um líder é capaz de conduzir a equipe com sabedoria, sempre motivando os funcionários e reconhecendo seus esforços. Um líder mostra a direção que todos devem seguir e vai junto.

gestão de escritório de arquitetura

O respeito é muito mais eficaz que o temor e um bom líder sabe muito bem disso. O líder busca bom resultados e ao mesmo tempo trabalha para que esses resultados sejam alcançados, garantindo um ambiente de trabalho agradável.

Aqui a responsabilidade é dividida e os funcionários fazem parte do processo. Nesse tipo de empresa, o líder e os colaboradores formam uma só equipe, um time. O líder procura trazer o melhor de cada um à tona valorizando suas habilidades, respeitando suas dificuldades e trabalhando junto com a pessoa para superar isso.

Uma equipe bem conduzida se torna bem mais eficiente, participativa e feliz. Por isso é importante que a pessoa a frente dessa empresa seja um LÍDER e não apenas um CHEFE. Você acredita que tem sido um bom líder? Se você está começando essa jornada de gerir uma equipe, qual desses papéis você iria preferir?

5: Mantenha uma boa comunicação

A comunicação é sempre um desafio e para evitar que isso se torne um problema é através da formalização dessa comunicação.

Para que tudo corra como o planejado é necessário que todos os colaboradores estejam sempre bem informados. Uma comunicação sólida incentiva os funcionários a se engajarem e cumprirem metas.

6: Monte e siga cronogramas em um escritório de arquitetura

O cronograma é um instrumento de planejamento e controle em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um certo período. Em um escritório de arquitetura o cronograma é uma ferramenta que ajuda a exibir o sequenciamento de atividades de projetos e forma clara.

É uma ótima forma de estimar o tempo de cada atividade, acompanhar o desempenho da equipe e alocar os recursos de forma eficiente.

Na hora de elaborar um cronograma é extremamente importante definir as prioridades do seu escritório de arquitetura. Liste tudo o que deve ser realizado e entregue de cada setor. Depois de definir todas as atividades, de definir a sequência e organizá-las, deve-se estimar a duração de cada uma.

7: Cuide do seu colaborador e motive sua equipe

Uma parte do sucesso de uma empresa vem de garantir uma alta performance da equipe mesmo que seja uma empresa pequena com poucos funcionários. A criatividade é um ponto importante em um escritório de arquitetura e urbanismo, e para aproveitar o máximo possível desse recurso, é importante manter um ambiente de trabalho agradável.

O seu colaborador pode ser um diferencial para sua empresa, então cuidar dos detalhes e motivar sua equipe, reter talentos e tentar sempre reverter situações negativas.

8: Invista em um software de gestão

Os softwares de gestão de projetos podem ser adaptados a diversos modelos de escritório, uma das principais razões para adotar essa ferramenta é que ela auxilia na integração entre diferentes áreas da empresa.

Um escritório de arquitetura envolve o trabalho de diversos profissionais como arquitetos, funcionários do setor administrativo, finanças e recursos humanos. Todos esses setores precisam estar conectados e em sintonia para seu escritório de arquitetura funcionar bem.

É extremamente importante ter canais de relacionamento ativos e interligados. Com um software de gestão é possível ter fácil acesso a todas as informações necessárias para lidar com clientes enquanto cuida da obra.

Isso agiliza a realização e o acompanhamento de tarefas, e facilita a colaboração na empresa pois todos os colaboradores podem acompanhar todas as etapas que envolvem seus trabalhos e são executadas por outros colaboradores.

Um software de gestão proporciona mais segurança das informações pois oferece relatórios precisos onde é possível acompanhar o desenvolvimento de obras, verificar resultados financeiros, identificar falhas e desperdícios.

Ter esse tipo de controle e transparência contribui para aumentar a eficiência da equipe, ao reduzir o tempo de execução das tarefas.

9: Acompanhe os processos de perto

É importante acompanhar todas as etapas de obra e outros processos de perto. Essa proximidade com os acontecimentos de todos os setores é o que facilita a resolução de problemas e a melhoria da execução dos processos.

Dessa forma, é possível solucionarmos imprevistos conforme eles aparecem, no tempo certo, e evitar dificuldades futuras.

10: Ferramentas para Gestão de Escritório de Arquitetura

Escritórios de arquitetura tendem a gerar muitos arquivos e documentos, entre projetos e contratos. É fundamental que exista um sistema de armazenamento organizado para ajudar a tornar os processos mais dinâmicos.

Uma ótima forma de fazer o armazenamento desses arquivos é pelas nuvens. A maior vantagem da computação em nuvem é a possibilidade de utilizar softwares sem que estes estejam instalados no computador.

Outra vantagem desse arquivo virtual é que ele pode ser facilmente acessado por todos os colaboradores, facilitando a interação e trazendo clareza na elaboração e execução de uma obra.

Algumas das ferramentas mais usadas são:

Runrun.it (Acesse)

gestão de escritório de arquitetura

O Runrun.it é uma plataforma completa de gestão do trabalho para equipes que precisam controlar tarefas, projetos e processos. Menos micro-gestão e mais lucratividade.

Tessera Desk (Acesse)

gestão de escritório de arquitetura

Com o Tessera Desk, sua empresa economiza tempo e recursos, garantindo a qualidade do processo, e mantendo as equipes trabalhando de forma eficiente e precisa.

Sige Cloud (Acesse)

gestão de escritório de arquitetura

Simples. Completo. Eficiente. Conte com inúmeros recursos para facilitar a gestão de todos os processos da sua empresa, em um único ERP Online.

Pipefy (Acesse)

Ferramentas para Gestão de Escritório de Arquitetura

Ferramentas para Gestão de Escritório de Arquitetura

O Pipefy é uma ferramenta super intuitiva e completa. Cada setor da empresa pode usá-la de forma independente. O software também proporciona o compartilhamento de informações e de dadas de forma automatizada, facilitando a integração das equipes e a transparência na empresa.

Conclusão

É isso, espero que tenha você tenha gostado e que essas dicas possam ter te ajudado.
Como você tem aplicado isso na sua empresa? Você tem alguma dúvida? Deixe o seu comentário abaixo.
Um abraço, até mais!